W gąszczu przepisów. Prawne wyzwania branży festiwalowej

Festiwale są dziś jednym z najbardziej dynamicznie rozwijających się segmentów sektora kultury. Budują marki miast i regionów, mają niebagatelny wpływ na ruch turystyczny i generują realne przychody. Nie będzie przesadą uznanie, że przepisy prawne nie przystają do tego, jak wygląda dziś festiwalowa rzeczywistość. Dowodów na tę tezę dostarczyli uczestnicy i uczestniczki pierwszej edycji FEST FORUM. W kwietniu 2025 roku wspólnie zidentyfikowaliśmy najczęściej występujące problemy prawne w organizacji festiwali, wskazując na palącą potrzebę standaryzacji i uproszczenia procedur przez polskiego ustawodawcę.

Najczęściej powracający problem? Nadmiar skomplikowanych regulacji i brak jednoznacznych interpretacji. To nie pojedyncze przepisy blokują rozwój, lecz systemowy brak jasnych, spójnych wytycznych. Kwestie podatkowe, zamówienia publiczne, prawo autorskie czy regulacje dotyczące imprez masowych tworzą gęstą sieć zależności, w której organizatorzy festiwali muszą poruszać się z dużą ostrożnością.

Prawa autorskie, OZZ i domena publiczna

Jednym z najbardziej złożonych obszarów prawnych pozostaje relacja z organizacjami zbiorowego zarządzania. Organizatorzy festiwali nie mają jasnych wytycznych, komu i w jakim zakresie należy odprowadzać tantiemy za publiczne odtwarzanie muzyki. Wątpliwości dotyczą m.in. muzyki tradycyjnej, artystów niezarejestrowanych w danej OZZ czy obowiązków wobec innych organizacji poza ZAIKS-em. Brakuje przejrzystego rejestru oraz prostego systemu informacyjnego, który pozwalałby jednoznacznie ustalić zakres zobowiązań.

Podobna niepewność dotyczy utworów osieroconych i dzieł z domeny publicznej. Choć formalnie dostępne, w praktyce często pozostają trudno osiągalne ze względu na zachowawcze podejście instytucji archiwizujących. Dodatkowo restrykcyjne zapisy umów przenoszą pełną odpowiedzialność za ewentualne naruszenia na organizatora, co zniechęca do korzystania z zasobów publicznych.

To obszar, który wymaga uporządkowania, stworzenia jasnych katalogów dostępnych dzieł oraz bardziej proporcjonalnego podziału odpowiedzialności.

Bezpieczeństwo, małoletni i odpowiedzialność

Regulacje dotyczące ochrony małoletnich wprowadziły wysoki poziom niepewności w zakresie pracy z dziećmi i młodzieżą. Organizatorzy nie mają jasności co do wymogów wobec wolontariuszy, długości ważności zaświadczeń czy zakresu odpowiedzialności w sytuacjach incydentalnych. W efekcie część podmiotów ogranicza udział nieletnich w wydarzeniach lub rezygnuje z angażowania młodych wolontariuszy. Podobne wątpliwości pojawiają się przy publikacji wizerunku dzieci oraz weryfikacji zgód rodziców.

Brak jednolitych standardów powoduje mnożenie lokalnych, często nadmiernie ostrożnych procedur.

Równie niejasna pozostaje definicja imprezy masowej i sposób liczenia uczestników – zwłaszcza przy wydarzeniach kilkudniowych. Czy w limicie należy uwzględniać artystów, techników, wolontariuszy? Brak jednoznacznych interpretacji generuje realne ryzyka administracyjne, ale nade wszystko sprawia, że odpowiedzialność za bezpieczeństwo wydarzenia i komfort jego uczestników i współtwórców staje się nadmiernym obciążeniem dla organizatorów.

Zamówienia, alkohol i drobne wydatki

System zamówień publicznych bywa oderwany od realiów pracy instytucji kultury. Sztywne kryteria, brak elastyczności i konieczność wyboru oferty minimalnie tańszej, lecz mniej racjonalnej, prowadzą do decyzji, które nie uwzględniają kontekstu lokalnego ani jakościowego. Organizatorzy festiwali mówią jednym głosem: potrzebne są konkretne rozwiązania dla sektora kultury.

Podobnie anachroniczne wydają się przepisy dotyczące alkoholu w instytucjach publicznych. Brak jasnych procedur umożliwiających legalne serwowanie symbolicznej lampki wina podczas wydarzeń pokazuje, że regulacje nie nadążają za społecznymi i kulturowymi zmianami.

Nawet drobne wydatki operacyjne mogą stać się w świetle polskiego prawa problemem – skomplikowane procedury rozliczeń powodują, że pracownicy pokrywają część kosztów z własnych środków. To sygnał, że system wymaga uproszczenia również na poziomie codziennych działań instytucji i organizacji NGO.

Umowy, podatki i współpraca międzynarodowa

Najwięcej wyzwań koncentruje się wokół umów i rozliczeń – każdy i każda z Was, którzy teraz czytacie ten artykuł, wie, co mamy na myśli. Organizatorzy mierzą się z narzuconymi wzorami grantowymi bez możliwości negocjacji, brakiem równości stron czy trudnościami w zawieraniu umów trójstronnych przy współorganizacji wydarzeń.

Problematyczna pozostaje kwalifikacja umów cywilnoprawnych – rozróżnienie między umową o dzieło a zleceniem bywa niejednoznaczne, co rodzi ryzyko podatkowe i ubezpieczeniowe. W praktyce część podmiotów dostosowuje treść umów do bezpieczniejszej formy, zamiast do rzeczywistego zakresu obowiązków.

W relacjach międzynarodowych dodatkowym utrudnieniem są certyfikaty rezydencji – ich terminowość, forma oraz interpretacja przez organy skarbowe. Brakuje prostych, schematycznych wytycznych, które umożliwiałyby sprawne rozliczenia z zagranicznymi artystami.

Do tego dochodzą pytania o zwroty biletów w sytuacji siły wyższej, regulaminy konkursów w mediach społecznościowych czy zasady korzystania z narzędzi AI – obszary, które dynamicznie się rozwijają, ale nie doczekały się klarownych standardów.

Potrzeba systemowej zmiany

Wspólnym mianownikiem wszystkich wyzwań jest brak prostych narzędzi, jednoznacznych interpretacji i praktycznych przewodników. Branża festiwalowa potrzebuje wzorów dokumentów, punktów konsultacyjnych, sieciowania specjalistów oraz systemowej edukacji prawnej kadr.

Równolegle konieczne są zmiany legislacyjne tam, gdzie przepisy są przestarzałe, nadmiernie restrykcyjne lub nieadekwatne do realiów sektora kultury.

Bez tego energia organizatorów wciąż będzie kierowana na minimalizowanie ryzyka, zamiast na rozwój swoich wydarzeń, budowanie relacji z publicznością i sprawnej realizacji statutowych celów organizacji.

Artykuł opracowany na podstawie wyników warsztatów prawnych dla branży festiwalowej, które odbyły się 7 kwietnia 2025 roku podczas pierwszej edycji FEST FORUM. Warsztat poprowadziły Ewa Kuta, Monika Chylak-Łakomska i Paulina Wawszczak.